Вход / Попробовать бесплатно
Выход / Проекты
Почему мы
СтасяСтася
· 8 мин
51

Как построить классную Support Team и не потратить на это кучу денег

Мы получаем десятки отзывов о нашем продукте каждый день: в соцсетях, чатах и на специальных платформах (типа g2crowd и trustpilot). В них пользователи часто упоминают отличную работу нашей команды поддержки: как быстро решались их проблемы и каким комфортным было общение.

В этой статье мы хотим рассказать, как нам удалось построить клиентскую поддержку с максимальной эффективностью и минимальными тратами. А также поделимся советами по организации работы support-команды для сложного SaaS-продукта.

1. Стартовый состав: один оператор поддержки и один базовый тул

Сначала у нас в сервисном отделе был всего один сотрудник с которым пользователи могли связаться через тикет-систему (когда человек оставляет заявку с вопросом и получает ответ на имейл). В то время мы использовали систему Kayako, в которой можно хранить и просматривать историю пользовательских обращений.

То есть цикл решения проблем был следующий: у пользователя возникает проблема он/она посылает тикет в поддержку тикет обрабатывается пользователь получает инструкции по решению проблемы.

Процесс решения проблемы через тиккет-систему

С технической точки зрения, это был самый простой способ сопровождать посетителей и клиентов по сайту. Кроме того, это давало агенту поддержки некоторый запас времени, чтобы в сложных случаях проконсультироваться с тех.командой.

У такой системы определенно есть ограничения. Это становится особенно заметным, когда число пользователей и заявок переваливает за тысячи. Но если у вас пока маленький бизнес с небольшой клиентской базой – такая система вам вполне может подойти.

2. Помощь в реальном времени – следующий шаг в заботе о клиентах

Поддержка в режиме офлайн – это хорошо, но точно не может соревноваться с технической неотложкой, когда клиент получает решение сию минуту. Если вы хотите, чтобы пользователь задержался на странице и не разочаровался в продукте, – вам обязательно нужен live chat.  

Чат позволяет моментально связаться со службой поддержки в вашей компании, сотрудники которой, при этом, сразу  видят данные пользователя и с какой страницы он обращается.

Но сам по себе чат не решает проблемы. Главные герои этой истории именно команда – операторы поддержки.

Наше понимание того, какой формат команды поддержки оптимальный, развивалось вместе с продуктом. Когда количество наших инструментов начало расти, а пропорционально им увеличилось число пользователей, стало очевидно, что support команде нужно расширяться.

Поэтому на следующем этапе у нас было два сотрудника и целый набор инструментов, в который входили:

  • тикет-система Kayako;
  • живой чат Zendesk;
  • сервис имейл рассылки SendPulse;
  • внутренняя система триггерных сообщений;
  • внутренняя система уведомлений про апдейты и новости сервиса.

На этом этапе мы столкнулись с проблемой того, что функционал всех этих инструментов нам нужен, но их много и они все от разных вендоров. А чем больше инструментов – тем больше расходов. Более того, новым сотрудникам приходится осваивать сразу целый набор различных инструментов с разным интерфейсом. И наконец, если регулярно работаешь сразу с несколькими сервисами, будь готов к тому, что какой-то из них может подвести в самый неподходящий момент.

Встала проблема поиска универсального сервиса, который бы включал все нужные нам функции: чат, тикет-систему и автоматическую имейл рассылку. Платформой такого типа на некоторое время стал Intercom – суперсет инструментов для работы с клиентами. Но расходы на его использование оказались неподъемными, после чего мы стали искать более доступные решения.  

Такой альтернативой стал HelpCrunch – платформа коммуникации с клиентами, которая была еще новичком на рынке, когда мы начинали с ней работать. После тестинга и сравнения цен мы остановились на этом инструменте. И как нам кажется сейчас, не прогадали.

Сначала главным инструментом HelpCrunch был чат, но потом он оформился в полноценную платформу для автоматизации маркетинга, собирающую все нужные данные о пользователе.

Переход на такую систему означал, что теперь команда поддержки могла не только помогать существующим клиентам, но и привлекать новых.

3. Полный цикл поддержки: от вовлечения до обучения клиентов

Для того, чтобы оператор поддержки стал агентом привлечения клиентов, ему нужна не только информация о самом клиенте (имя, имейл, язык, локация), но и данные о его действиях на сайте. Эти данные включают два блока: путь пользователя (откуда он/она, когда первый/последний раз заходили на сайт, количество визитов и т.д.) и действия пользователя (какие страницы сайта посетили и как с ними взаимодействовали).  

Информация о пользователе

Такая информация позволяет видеть путь по сайту для каждого отдельного пользователя: какие страницы их интересовали, а с каких они сразу уходили. Зная эти данные, агент поддержки может разработать индивидуальную стратегию коммуникации с каждым конкретным посетителем.

На этой стадии наша команда поддержки была разделена на два направления: менеджеры по привлечению клиентов (user engagement managers – ответственны за то, чтобы посетитель стал клиентом) и операторы поддержки (client support managers – заботятся о существующих клиентах).

три элемента команды поддержки

Часть команды, которая занимается привлечением (вовлечением) клиентов фокусируется на маркетинговых задачах: рассказать пользователям о продукте, ответить на вопросы по работе с платформой, проинформировать об апдейтах продукта, о предстоящих распродажах, вебинарах и т.д.

Для всего вышеперечисленного можно использовать не только имейл рассылку, но и триггерные сообщения в чате, которые настраиваются на конкретной странице или в нужном разделе сайта.

Здесь важно правильно сегментировать аудиторию чат-сообщений и имейлов. Для зарегистрированных пользователей можно выбрать разные фильтры, используя информацию, которую система о них собирает и хранит.

Например, отправить follow-up сообщение пользователям, которые (а) говорят по-русски, (б) посетили сайт в течение последней недели, (в) ничего не купили. Возможны любые вариации фильтров, которые кажутся вам целесообразными.

настраиваемые сообщения для пользователей в чате

Кроме живого чата, важным внедрением стали демо-сессии, которые engagement agents проводят для потенциальных клиентов. Во время демо пользователь может познакомиться со всеми функциями системы и сразу получить профессиональные ответы на любые вопросы относительно сервиса.

Как только пользователь становится клиентом, он переходит в руки агентов поддержки – client support managers.

Чтобы такая схема работала эффективно, очень важно настроить плотное взаимодействие двух субкоманд и обмен информацией между ними: кто уже работал с клиентом, какие проблемы возникали/были решены и т.д.

Третий аспект работы с пользователями – это их обучение. Сюда входит подготовка справочных материалов, продуманная секция FAQ, вебинары, экспертные статьи в блоге и другие действия, которые помогут пользователю познакомиться не только с самим продуктом, но и с его тематикой в целом.

Создание образовательных материалов повышает доверие клиентов и придает дополнительную ценность вашему веб-порталу.

4. Советы по управлению командой клиентской поддержки

Когда на плечах support-команды лежит такой большой спектр задач, нужен человек, который будет координировать разные аспекты ее работы и управлять всеми внутренними процессами – тимлид. Кроме этого, когда оператор поддержки должен быть экспертом сразу в нескольких направлениях (продукт, ниша, работа с клиентами и с разработчиками) – обучение новых сотрудников становится задачей нового уровня сложности.

Вот некоторые советы по организации всех этих процессов от тимлида нашей клиентской поддержки – Ани Лебедевой:

#1. Не экономьте ресурсы на разработку детального вводного руководства для новичков

Кроме исчерпывающей информации по продукту и политики работы с обращениями, вводное руководство должно включать материалы, объясняющие специфику бизнес-ниши. Например, если вы продаете программное обеспечение для переводчиков, ваши операторы поддержки должны знать конкурирующие с вами сервисы (чем они отличаются от вашего, какие у вас преимущества и т.п.), особенности вашей ЦА.

Каждый инструмент вашей платформы или сервиса должен сопровождаться подробной документацией, объясняющей, когда и кому такой инструмент нужен, как он работает, какие в нем есть основные и дополнительные функции, и т.д.

Помните, что чем больше времени и усилий вы вкладываете в подготовку новых членов команды, тем быстрее они покажут результат. Проводите обучающие демо-сессии. Пусть другие члены команды поддерживают и помогают новичкам в их интеграции.

#2. Обеспечьте надежную коммуникацию между клиентом, командой поддержки и отделом разработки

У поддержки клиентов не только маркетинговые задачи. Support должен вызывать у клиентов ощущение, что их предложения, обращения и проблемы услышаны, обработаны и решены. Чем лучше настроено взаимодействие между поддержкой и разработчиками, тем быстрее будут решены проблемы пользователей.

Да, тут очень важно понять, что отдел клиентской поддержки играет большую роль в развитии продукта и разработке его новых возможностей. Они анализируют отзывы клиентов и передают список необходимых правок в техотдел. Каждый сотрудник отдела поддержки должен следить за статусом задачи, которую он поставил разработчикам. Эта задача – ответственность обеих сторон.

Команда поддержки лучше всех знает, что нужно пользователю, поэтому когда вы планируете разрабатывать (или уже тестируете) новые функции – обязательно обращайтесь к ним за советом.

#3. Определите и отслеживайте KPI для ваших операторов поддержки

Работа операторов Suppot очень непростая. Их реакция должна быть незамедлительной, ответы полными и по делу, а манера общения – дружелюбной и располагающей. Но даже у самого опытного профи иногда что-то может пойти не так. И задача менеджера – увидеть проблему и проанализировать ее причины.

В этом деле очень помогает живой чат, который может собирать отзывы пользователей о работе с поддержкой. Например, в HelpCrunch есть трёхбалльная шкала оценивания опыта взаимодействия с агентом: отлично, нейтрально и плохо. Система хранит историю всех чатов и оценки по ним. Так, менеджер может выбрать период проверки и увидеть отчет: сколько чатов провел каждый оператор, сколько из них было закрыто, какие из них были успешными, а какие – неудачными и т.д.

Статистика успешности поддержки

Такой отчет дает возможность легко найти чаты с низкой оценкой, просмотреть их, определить проблему и предотвратить подобные ошибки в будущем. Плюс к этому, сервис позволяет отслеживать статистику по каждому отдельному оператору и для всей команды в целом.

Когда на руках есть подробные данные по количеству и качеству чатов, можно выверить KPI для каждого из членов команды: сколько чатов каждый должен в норме закрывать за день/неделю, месяц; какой должна быть средняя оценка и т.п.

Как бонус: какие инструменты помогают в работе нашей команды поддержки

  • Встроенная админка, хранящая историю действий и покупок пользователей.
  • HelpCrunch как платформа с функцией живого чата, имейл рассылки и внутричатовых сообщений, и как инструмент оценки работы агентов поддержки.
  • HubSpot помогает в выполнении маркетинговых задач, предоставляя данные об опыте пользователей: были ли проведены демо с тем или иным пользователем, совершил ли он покупку, когда зарегистрировался и т.п.
  • Jira используется для координации работы между командой клиентской поддержки и разработчиками. Иногда проблема пользователя не может быть разрешена без вмешательства технической команды. Поэтому для менеджера поддержки обязательно видеть прогресс по каждой задаче, поставленной оператором поддержки  программистам.
  • GoToMeeting мы используем для проведения демо-сессий. В нем удобно делать демонстрацию экрана и добавлять к ней визуальные инструкции.
  • Calendly нужен, чтобы согласовать расписание демо-сессий и других активностей команды.

Резюме

Цель команды поддержки – не только быстро реагировать на возникающие проблемы, но и предупреждать их. Клиент должен чувствовать заботу на всех этапах вазимодействия с брендом, а его общение со службой поддержки должно быть максимально эффективным и комфортным. Кроме поддержки как таковой, хороший клиентский сервис включает стратегию вовлечения пользователей и программу их обучения.

Построение полного цикла поддержки требует усилий. Но полученные результаты будут гораздо большими, чем затраты, если подобрать правильные инструменты и вложить силы в обучение сотрудников.

 

ПОДЕЛИТЬСЯ

КОММЕНТАРИИ

Send this to a friend